与OA系统相关联的ERP系统,可将其作为功能模板,整合进OA系统

2016-10-07 11:57:53

当前,信息技术在央行办公系统的广泛运用,极大地提高了基层央行的办事效率和水平,改变了传统的办公模式。在Notes平台上自主开发了适应本单位需要的C/S版OA系统(以下简称老版系统),并与电子邮件系统、电子公文传输系统进行无缝连接。


按照分行布置和要求,B/S 版OA系统(以下简称OA系统)在营管部成功推广应用,成为员工沟通、公文流转的纽带,工作流程更加简化,效率明显提高。


但是,面向分行一级统一开发的OA系统软件面临与营管部办公现状相适应的问题。营管部老版系统已经运行7年,形成了稳定的业务流程和业务处理模式,数据库的积累也具备了一定规模。是否能将新旧两版OA系统有机结合,实现优势互补?二次开发,成为OA系统能否有效运行的关键。


一、丰富、完善OA系统功能

第一,充分利用老版系统的基础资源,搭建OA系统运行平台。

利用Notes技术平台。由于OA系统与邮件系统基于Lotus Domino 6.0.5平台,用户可通过IE浏览器以Web方式收发邮件。此方式下,无需安装Notes客户端软件,只需通过浏览器即可访问邮件服务器。为保证新老系统的平滑过渡,系统管理员利用Notes技术手段,通过原老版系统邮件服务器将400多个用户成功迁移至Web服务器,并完成组织单元和人员地址簿的设置,除保留用户原有邮件数据外,系统还尽可能地保留用户原有操作习惯。Web化后的邮件系统既支持用浏览器直接使用的B/S模式,又支持以往通过Notes客户端登录的C/S模式。


利用系统设置功能。在Notes原有公用地址的基础上生成部门的相应用户。其中包括:利用角色控制不同用户的权限。通过读者域、作者域及用户角色设定,保证用户只能在授权范围内工作,避免了对所有数据库均设权限的烦琐,同时解决了Notes无法处理的“一用户跨多部门”问题,有效防止越权操作和冒名操作,系统安全性大大提高。


第二,合理设置系统功能,为三地办公提供高效系统支撑。

基于工作流程定制。OA系统的推广是按分行统一标准版进行,但各行工作流程因地而异。为了在同一和灵活之间达到平衡,使公文处理更加快速便捷,我们结合营管部实际,对收发文、签报等公文处理流程进行重新定制,规范管理流程,并通过设置各流程名称、环节(拟稿、审核等)、路由条件(同意、不同意等)等内容,快速形成工作流程应用,增强了系统可用性,减少了因统一业务流程而导致的推广阻力。


集中统一办公界面。OA系统的主界面简洁明快、操作简单、流转快捷,保障了系统的实用性。系统通过待办、在办和流程监控等,为用户提供了一个集中的待办工作和监控界面,明确公文的时间层次,帮助用户尽快准确定位需要处理的文件,将公文处理的繁琐工序简化为“一键” 解决,即时办理。


快速实现移动办公。系统提供了各部门用户在本地办公室以外的办公手段,解决了营管部三地办公的问题(如图所示)。用户可以选择在异地远程登陆网络,随时访问OA系统,也可以选择离线工作方式,将要处理的信息先下载到本机后,离线处理信息,完成后再连接发送,既提高了工作效率,又降低了办公成本。


第三,对新系统开展适用性改造。

考虑到部分用户的使用习惯和先期投资,新版OA系统在推广应用中没有采用“一刀切”的方法,而是在系统中提供软件接口和先期开发的办公系统进行对接。组织人员对老系统部分功能模块进行二次开发,成功开发了“财务费用网上审批系统”和“电子设备网上管理系统”,并嵌入新版OA系统中,同步运行。实现了统一的操作平台,应用效果显著。


OA系统的服务器ID是由分行辖内各中支自行生成的,存在与邮件服务器ID中公钥不一致的问题,影响OA服务器与邮件服务器用户口令同步代理的正常执行,导致用户系统与邮件口令不能同步修改,系统两层密码的频繁切换给用户造成不便。根据此情况,我们及时与分行科技部门联系,寻求技术支持。在分行及开发公司的协助下,我们采用了“口令同步”的设计,实现了系统与邮件口令的同步修改。


二、二次开发应用中存在的问题

第一,盖章环节停用导致法律效力缺失。由于OA系统中的发文管理缺少电子公章管理功能,隐藏了“盖章”环节,流转在系统中的公文也就缺失了应有的法律效力,给档案管理环节带来困难。若不提供配套纸质公文,归档的电子公文能否被认可?这一问题如果得不到解决,发文处理工作将继续停留在现有水平,难以有根本性突破。


第二,OA系统缺乏数据接口。OA系统未给出数据库接口标准,也没有数据导出接口,代码利用率很低。在增加功能时难以与旧系统融合,不易进行系统扩展,造成系统间共享数据困难。对此,反映最为为突出的问题是历年收、发文的查询问题,用户只能在“查询统计”界面的“办结文档库”中查询到部分文档,因老版系统数据无法同步移植至新系统中共享,1994~2007年上半年的历史数据查询成为断链。


第三,程序设计缺陷日益突出。OA系统数据库均在/Weboa下,程序设计采用每日定时备份,未能实现增量备份和自动覆盖功能。数据量随着公文的增多而不断增长,冗余占用了服务器的硬盘空间,系统管理员要每周定期清理过期的备份文件。


第四,系统功能使用单一,闲置率高。从目前使用状况看,OA系统的主要功能仍停留在电子邮件、公文流转、签报及其他少量辅助功能上,涵盖信息量较少。一些重要功能模块,如督办管理、金融信息、简报管理、规章制度等均未能全面启用。 


三、二次开发应用中的对策及建议

OA系统在全辖的开发、运行、推广是一项系统工程,需在分行科技部门的统一组织下有序进行。OA系统的二次开发应遵循“统分结合、以统为主”的建设模式,在分行的统一组织下,着重解决系统原有功能实现和数据接口问题,为各地市二次开发提供便利条件。各地市中支应结合当地实际开展适用性开发。


第一,采用身份认证技术,实现电子公章功能。对发文管理增加电子公章管理流程,采用安全的加密设备和密钥方式,采取严格的印章使用权限管理制度,根据用户的办公角色限定办公权限。通过加密技术加盖电子印章的发文,可在OA系统中安全运行,与其他交换平台无缝链接。


第二,统一系统设计规范,实现系统数据共享。建立统一的系统设计规范,为OA系统的设计开发定制可行的底层通用平台、工作流、文档格式、系统功能等行业准则。增加系统数据导出功能或开发数据库接口标准,在添加功能、部署新的应用时无需进行从底层到用户界面的全部工作,只需在统一的底层平台上增加新组件,缩短开发周期。最大限度地集成、连接同构或异构的应用系统,共享重要应用服务和资源。


第三,优化数据备份方式,实现自动覆盖功能。减少数据冗余,降低硬盘负荷,提高系统运行效率。系统可采用完全备份与增量备份方式,备份/weboa下的数据,以每周数据备份为例,每天做增量备份,每周做完全备份,减少硬盘占用空间,提高系统安全性。


第四,增强部门联动,拓展系统应用领域。充分利用现有OA系统资源,科技部门应主动帮助业务部门熟悉新系统功能的操作,业务部门做好配合协助工作,双方在实践中不断完善系统。在此基础上,根据各部门用户的不同需求动态裁减或添加相应的功能模块。对于与OA系统相关联的系统,可将其作为功能模板,整合进OA系统。